왜 멀쩡한 업무 메일이 스팸함으로 갈까요?

메일 서비스, 특히 지메일은 메일을 받을 때 자동으로 스팸인지 아닌지 분류해요.

이때 보는 게 보낸 사람만이 아니에요. 제목, 본문, 첨부파일 이름의 모양새까지 같이 봐요.

그래서 같은 주소에서 보내도 메일을 어떻게 썼느냐에 따라 받은편지함에 갈 수도, 스팸함에 갈 수도 있어요.

광고 메일처럼 생긴 메일은 스팸으로 보고, 업무 메일처럼 생긴 메일은 정상으로 보는 거죠.

스팸 가기 쉬운 메일 vs 업무메일다운 메일

둘의 차이를 표로 정리하면 이래요.

광고처럼 보이는 요소를 빼고, 누가 봐도 업무 메일이라고 알아볼 수 있게 쓰는 게 핵심이에요.

문서박사는 견적서, 거래명세서, 공문 같은 문서를 PDF로 만들어 거래처에 메일로 보내요.

이때 스팸함에 안 가도록 업무 메일다운 형식을 기본으로 써요.

광고 문구나 과한 특수문자 없이, 거래처가 받았을 때 바로 업무 메일로 알아볼 수 있는 형태예요.

견적서를 만드는 흐름은 무료 견적서 만드는 방법에서 이어서 볼 수 있어요.

개인 메일이나 다른 도구로 보낼 때도 몇 가지만 신경 쓰면 스팸 확률이 줄어요.

작은 차이 같지만, 메일 서비스가 "이건 정상 업무 메일이구나" 하고 판단하는 데 도움이 돼요.

처음 거래를 트는 곳이라면, 첫 메일을 보낸 뒤 전화나 메신저로 한 번 확인해 두면 좋아요.

"방금 메일 보냈는데 혹시 스팸함에 갔는지 봐주실 수 있을까요?" 정도면 돼요.

거래처가 스팸함에서 메일을 꺼내 "스팸 아님"으로 한 번 표시해 두면, 다음부터는 받은편지함으로 잘 들어가는 경우가 많아요.

메일에는 "이 메일이 진짜 그 회사에서 보낸 게 맞다"고 알려주는 발신 인증이라는 게 있어요.

이게 잘 맞춰져 있으면 메일 서비스가 그 발신을 더 신뢰해서, 스팸으로 분류될 확률이 낮아져요.

문서박사는 이런 발신 인증을 맞춰 둔 메일 주소로 문서를 보내기 때문에, 따로 설정하지 않아도 좀 더 안전하게 전달돼요.

거래처 답장이나 발송 확인은 수신 전용 메일함 활용법에서 이어서 볼 수 있어요.

업무 메일이 스팸함에 가는 건 보낸 주소가 아니라 메일의 모양새 때문일 때가 많아요.

제목, 첨부파일 이름, 본문을 업무 메일답게만 써도 스팸 확률이 꽤 줄어요.

견적서나 문서 메일을 자주 보낸다면, 문서박사에서 업무메일다운 형식으로 무료로 보내보세요.