견적서에 입금계좌를 자동으로 표시하는 방법
견적서 입금계좌 자동 표시는 사업자정보에 계좌번호를 한 번 저장해두고, 이후 작성하는 견적서 하단에 결제 정보를 자동으로 넣는 방법이에요.
계좌번호 안내를 깜빡해서 거래처와 다시 연락하는 일을 줄이고, 견적 확인 후 바로 결제할 수 있는 흐름을 만들어줘요.
견적서를 보낸 뒤 며칠 지나 이런 답장을 받은 적이 있을 수 있어요.
"계약 진행하겠습니다. 입금계좌 알려주세요."
견적서에 계좌를 적지 않으면 거래처가 다시 물어봐야 해요.
한 번이면 괜찮지만, 같은 일이 반복되면 결제까지 하루 이틀씩 늦어질 수 있어요.
문서박사는 사업자정보에 입금계좌를 저장해두고 견적서와 거래명세서에 자동으로 표시할 수 있게 해줍니다.
사업자정보에 계좌를 한 번만 입력해요
설정 화면의 사업자정보에 입금계좌를 입력해두면 됩니다.
형식은 어렵지 않아요.
신한은행 110-123-456789 (주)우리회사
또는 회사에서 쓰는 방식대로 은행명, 계좌번호, 예금주가 보이게 적으면 돼요.
은행명 / 계좌번호 / 예금주
한 번 저장해두면 다음 견적서부터 같은 정보를 다시 입력하지 않아도 됩니다.
견적서 하단에 결제 정보가 자동으로 남아요
견적서는 금액을 제안하는 문서지만, 실제 업무에서는 결제 안내까지 자연스럽게 이어져야 해요.
거래처가 견적 금액을 확인한 뒤 바로 결제할 수 있으려면 입금계좌가 같이 보여야 합니다.
문서박사에서 견적서를 만들면 회사 정보, 도장, 합계금액, 입금 안내가 같은 문서 흐름 안에서 정리돼요.
거래처 입장에서는 따로 "계좌번호 알려주세요"라고 물어보지 않아도 됩니다.
거래명세서 후속 문서에도 도움이 돼요
입금계좌는 견적서에서만 필요한 정보가 아니에요.
납품 후 거래명세서를 보내거나, 정산 안내를 다시 해야 할 때도 같은 계좌 정보가 필요합니다.
계좌번호를 회사 기본 정보로 관리하면 문서마다 매번 복사해서 붙이는 일이 줄어듭니다.
담당자가 바뀌어도 어느 계좌를 안내해야 하는지 헷갈릴 가능성이 낮아져요.
홈페이지 제작 견적서처럼 항목이 많은 전용 양식도 기본 계좌를 불러와서 쓸 수 있어요. 새로 작성할 때는 사업자정보의 입금계좌가 기본값으로 들어가고, 특수한 프로젝트라면 해당 견적서에서 계좌 문구를 따로 조정할 수 있습니다.
계좌가 여러 개라면 기준 계좌부터 정하세요
법인 계좌, 사업자 계좌, 프로젝트별 계좌를 나눠 쓰는 회사도 있어요.
그럴 때도 견적서에 기본으로 표시할 기준 계좌는 하나 정해두는 게 좋아요.
필요하면 한 줄 안에 여러 계좌를 적을 수 있지만, 거래처가 바로 송금해야 하는 문서라면 정보가 너무 많지 않은 편이 좋습니다.
가장 많이 쓰는 계좌를 기본으로 두고, 특수한 건은 견적서 안의 계좌 문구나 메일 본문에서 따로 안내하면 됩니다.
작은 설정이 결제 속도를 바꿔요
견적서에 입금계좌가 없으면 거래처는 다시 물어봐야 해요.
그 사이 담당자가 바쁘거나 결재 시간이 지나면 결제가 다음 날로 밀릴 수 있습니다.
입금계좌가 자동으로 보이면 아래 흐름이 단순해져요.
| 단계 | 계좌 자동 표시 전 | 계좌 자동 표시 후 |
|---|---|---|
| 견적 검토 | 가능 | 가능 |
| 계좌 확인 | 별도 문의 필요 | 문서에서 바로 확인 |
| 송금 | 답변 후 진행 | 바로 진행 가능 |
작은 금액의 거래일수록 이런 하루 차이가 꽤 큽니다.
결제 담당자가 견적서를 열었을 때 바로 송금할 수 있는 상태를 만들어두는 게 좋아요.
견적서 작성도 같이 빨라져요
문서박사는 입금계좌만 자동으로 넣는 도구가 아니에요.
사업자정보, 도장, 거래처, 품목이 같이 저장되기 때문에 다음 견적서 작성도 빨라집니다.
- 상호, 대표자, 사업자번호 자동 표시
- 사업장 주소와 연락처 자동 표시
- 도장 자동 적용
- 거래처와 품목 자동입력
- 입금계좌 자동 표시
본문에는 품목과 금액만 집중해서 입력하면 돼요.
자세한 작성 흐름은 무료 견적서 만들고 거래처·품목을 자동입력하는 방법 글에서 이어서 볼 수 있어요.
견적서에 계좌번호를 자주 빼먹었다면 문서박사에서 사업자정보의 입금계좌부터 한 번 설정해보세요.