사업자등록증·통장사본을 보관하고 거래처에 공유하는 방법
사업자등록증·통장사본 보관은 회사 기본 서류를 한곳에 모아두고 거래처가 요청할 때 24시간 공유 링크로 보내는 방법이에요.
최신 파일을 매번 메신저나 개인 PC에서 찾지 않아도 되니 응대가 빨라지고 직원이 바뀌어도 자료 위치가 흔들리지 않아요.
거래처가 사업자등록증이나 통장사본을 요청할 때마다 파일을 다시 찾고 있나요?
카카오톡, 메일함, PC 바탕화면, 직원 개인 폴더에 흩어져 있으면 매번 시간이 걸려요.
회사 기본 서류는 한곳에 보관하고, 필요할 때만 안전하게 공유하는 편이 좋아요.
문서박사는 사업자등록증, 통장사본, 제안서, 계약 첨부파일 같은 회사 서류를 파일함에 모아두고 필요할 때 공유 링크를 만들 수 있어요. 링크는 24시간 유효하고, 한 파일 또는 여러 파일을 묶어서 보낼 수 있습니다.
무료로 시작할 수 있으니 지금 쓰는 메신저·메일 방식과 비교해보기도 쉽습니다.
자주 요청받는 회사 서류
거래를 시작할 때 자주 오가는 서류는 대체로 정해져 있어요.
- 사업자등록증
- 통장사본
- 회사 소개서
- 견적서 PDF
- 계약서 PDF
- 인증서나 증명서
이런 파일은 최신본 관리가 중요해요.
예전 통장사본이나 오래된 사업자등록증을 보내면 다시 요청받을 수 있고, 직원이 바뀌면 어디에 저장했는지 모를 때도 있어요.
그래서 회사 서류는 개인 PC가 아니라 업무 계정 안의 파일함에 모아두는 게 좋습니다.
메신저로 계속 보내면 관리가 어려워요
파일을 메신저로 보내는 방식은 처음에는 편해요.
하지만 시간이 지나면 누가 받았는지, 어떤 버전을 보냈는지, 최신 파일인지 확인하기 어렵습니다.
특히 통장사본처럼 민감한 서류는 여러 채팅방에 오래 남아 있는 것도 부담이에요.
거래처가 다시 요청할 때마다 같은 파일을 찾아 보내는 일도 반복됩니다.
파일함에 보관하고 필요한 때에만 공유 링크를 만들면 관리가 훨씬 단순해져요.
문서박사 파일함에서 한곳에 보관해요
문서박사 파일함에는 회사 서류를 올려두고 필요할 때 바로 찾을 수 있어요.
아래처럼 파일 이름, 라벨, 용량, 등록일을 함께 볼 수 있어서 "어느 파일이 최신이지?"를 줄일 수 있습니다.
파일 보관은 견적서, 계약서, 거래처 관리와 같은 계정 안에서 이어져요.
문서 업무를 하다가 필요한 사업자등록증이나 통장사본을 다시 PC 폴더에서 찾지 않아도 됩니다.
여러 파일을 골라 한번에 공유할 수 있어요
거래처에 서류를 보낼 때는 한 파일만 보내는 경우보다 여러 파일을 함께 보내는 경우가 많아요.
예를 들어 사업자등록증, 통장사본, 회사소개서를 한 번에 요청받을 수 있죠.
문서박사 파일함에서는 필요한 파일을 선택해서 공유 흐름으로 이어갈 수 있어요.
이렇게 파일이 한곳에 있으면 직원이 누구든 같은 기준으로 서류를 찾고 보낼 수 있어요.
작은 회사에서는 이 차이가 생각보다 큽니다.
거래처에 보낼 때는 24시간 링크로 보내요
파일을 메신저에 직접 첨부하면 받은 쪽 채팅방에 계속 남고, 보낸 쪽도 어떤 파일을 보냈는지 찾기 어려워져요.
문서박사에서는 파일 상세 화면에서 공유 링크를 만들 수 있고, 생성된 링크는 클립보드에 복사됩니다. 같은 파일에 아직 유효한 링크가 있으면 새 링크를 계속 만들지 않고 기존 링크를 다시 복사해요.
이 링크는 24시간 동안만 유효합니다. 오래 열려 있는 공개 링크를 계속 유지하는 방식이 아니라, 거래처가 요청했을 때 필요한 시간만 열어두는 흐름이에요.
핵심 입력 영역만 보면 이런 흐름이에요.
여러 파일을 선택하면 일괄 공유 링크도 만들 수 있어요. 사업자등록증, 통장사본, 회사소개서를 한 번에 보내야 할 때 압축 파일을 따로 만들지 않아도 됩니다.
거래처 관리와 같이 쓰면 더 편해요
파일함만 따로 있으면 "어느 거래처에 보냈는지"가 다시 흩어질 수 있어요.
문서박사는 거래처, 견적서, 계약서, 파일 보관을 같은 업무 흐름 안에서 다룹니다.
견적서를 보내고, 계약서를 확인하고, 사업자등록증을 공유하는 일이 한 계정 안에 남아요.
직원이 바뀌어도 회사 서류와 거래 이력이 같이 남아 인수인계가 덜 흔들립니다.
이런 상황이면 정리할 때예요
아래 중 하나라도 해당하면 회사 서류 보관 방식을 바꿔보는 게 좋아요.
- 통장사본을 매번 직원에게 물어본다
- 최신 사업자등록증 파일이 어디 있는지 헷갈린다
- 거래처가 같은 서류를 반복 요청한다
- 직원이 바뀌면 파일 위치도 같이 사라진다
- 파일을 보낸 기록이 메신저와 메일에 흩어져 있다
사업자등록증과 통장사본 보관이 필요하다면 문서박사에서 회사 파일함부터 정리해보세요.