견적서 작성 체크리스트는 견적서를 보내기 전에 빠뜨리기 쉬운 항목을 한 번 더 점검하는 목록이에요.
견적서를 자주 쓰는 사장님일수록 손에 익어서 오히려 사소한 걸 빠뜨리기 쉬워요.
부가세 표기를 안 했거나, 입금계좌를 빼먹었거나, 거래처 담당자 이름이 틀렸거나. 이런 작은 실수가 거래처에 다시 보내는 번거로움으로 이어져요.
보내기 전 체크리스트
견적서를 보내기 직전에 아래 항목을 한 번씩 확인해보세요.
- 거래처명과 담당자가 정확한가
- 품목, 수량, 단가가 맞는가
- 부가세 별도인지 포함인지 표기했는가
- 입금계좌를 넣었는가
- 유효기간과 납기를 적었는가
- 문서번호가 들어갔는가
- 회사 도장을 찍었는가
이 일곱 가지만 챙겨도 다시 보내는 일이 크게 줄어요.
항목별로 왜 빠뜨리기 쉬울까
거래처명과 담당자는 늘 쓰던 곳이라 그냥 넘어가기 쉬워요. 담당자가 바뀌었는데 예전 이름 그대로 보내는 실수가 잦아요.
부가세 표기는 의외로 분쟁이 자주 생기는 부분이에요. "이 금액이 부가세 포함이냐"는 질문을 받지 않으려면 별도인지 포함인지 명확히 적어두는 게 좋아요.
입금계좌는 막상 결제 단계에서 빠져 있으면 거래처가 다시 물어보게 돼요. 견적서에 미리 넣어두면 한 번에 정리돼요.
문서박사가 자동으로 도와주는 것
위 항목 중 상당수는 수기로 챙기면 빠뜨리기 쉽지만, 자동으로 채워지면 실수가 줄어요.
문서박사는 견적서를 쓸 때 이런 부분을 자동으로 처리해줘요.
| 확인 항목 | 문서박사가 자동으로 해주는 것 |
|---|---|
| 거래처, 담당자 | 거래처와 담당자 자동완성 |
| 품목, 단가 | 이전에 쓴 품목 자동완성 |
| 부가세 표기 | 공급가액, 부가세 10%, 합계 자동 계산, 표기 |
| 입금계좌 | 견적서에 입금계좌 자동 표시 |
| 문서번호 | 견적서마다 문서번호 자동 부여 |
| 회사 도장 | 등록한 도장 자동 적용 |
거래처를 한 번 등록해두면 다음 견적서부터는 회사명, 담당자, 이메일을 다시 적지 않아도 돼요.
품목도 마찬가지로 자주 쓰는 항목이 자동완성되니까 단가를 매번 지난 파일에서 찾을 필요가 줄어요.
부가세는 공급가액과 세액, 합계가 자동으로 계산되고 표기까지 되니까 쉼표나 수식이 틀어질 일이 적어요.
자동이어도 보내기 전엔 한 번 더
자동으로 채워진다고 해서 확인 습관까지 없앨 필요는 없어요.
오히려 자동입력은 "거의 다 맞다"는 안심 때문에 마지막 점검을 건너뛰게 만들 수 있어요. 담당자가 바뀌었거나, 이번 건만 단가가 다르거나 하는 예외는 사람이 봐야 잡혀요.
그래서 보내기 직전에 미리보기 화면으로 거래처, 금액, 부가세, 입금계좌를 눈으로 한 번 훑는 습관을 권해요.
유효기간과 납기는 비고에 명확히
유효기간과 납기는 견적서에서 자주 빠지는 항목이에요.
"이 견적이 언제까지 유효한지", "언제까지 납품되는지"를 비고나 특이사항에 적어두면 거래처와 오해가 줄어요.
특히 자재 단가가 자주 바뀌는 업종이라면 유효기간을 적어두는 게 나중에 가격 분쟁을 막아줘요.
자주 묻는 질문
견적서에 꼭 들어가야 하는 항목이 법으로 정해져 있나요?
아니요. 견적서는 세금계산서와 달리 법으로 정해진 양식이 없어요. 다만 거래처명, 품목·수량·단가, 부가세 표기, 유효기간처럼 나중에 말이 엇갈리는 걸 막아주는 항목은 실무에서 관행처럼 굳어져 있어요. 위 체크리스트가 그 최소 목록이에요.
이미 보낸 견적서에서 실수를 발견하면 어떻게 하나요?
정정한 견적서를 다시 보내는 게 깔끔해요. 이때 문서번호와 발행일을 새로 받아서 보내면 "어느 견적이 최신인지"를 두고 오해가 안 생겨요. 메일 본문에 기존 견적을 대체한다는 한 줄을 붙이면 더 분명하고요.
부가세는 별도와 포함 중 어느 쪽으로 적는 게 좋나요?
사업자 간 거래에서는 부가세 별도 표기가 일반적이에요. 어느 쪽이든 문서에 명확히 적는 게 핵심이에요. 자세한 기준은 견적서 부가세 별도·포함 표기법 글에 정리돼 있어요.
정리
견적서는 한 장이지만 챙길 게 생각보다 많아요.
거래처, 품목, 부가세, 입금계좌, 유효기간, 문서번호, 도장. 이 흐름을 자동으로 쌓아두면 매번 처음부터 챙기지 않아도 돼요.
문서박사에서 견적서를 한 장 만들어보면, 빠뜨리기 쉬운 항목이 어떻게 자동으로 채워지는지 바로 느껴져요.
견적서를 처음 만드는 흐름은 무료 견적서 만드는 방법 글에서, 입금계좌 자동 표시는 견적서 입금계좌 자동 표시 글에서 더 자세히 볼 수 있어요.