고객 문의 링크 만들기: 카카오톡 알림으로 새 문의 바로 확인하는 방법
고객 문의 링크는 홈페이지, 카카오톡 채널, 명함 QR, 제안서에 붙여서 고객이 바로 문의를 남기게 하는 주소입니다.
문의가 들어올 때마다 메일함을 새로고침해서 확인하면 응대가 늦어지기 쉽습니다.
문서박사는 문의 유형별 링크를 만들고, 카카오톡 알림을 연동해 새 업무문의 접수를 바로 확인할 수 있게 합니다.
문의 폼 하나로 모든 문의를 받으면 생기는 문제
회사 홈페이지에 문의 폼이 하나만 있으면 처음에는 단순해서 좋아 보입니다.
하지만 실제로 들어오는 문의는 서로 성격이 달라요.
- 견적 요청
- 제품 문의
- A/S 또는 수리 문의
- 예약·방문 문의
- 제휴·협력 문의
- 채용 문의
이 문의가 모두 한 입구로 들어오면 담당자가 먼저 분류부터 해야 합니다.
어떤 문의가 급한지, 어떤 거래처에서 들어온 것인지, 누가 처리해야 하는지 확인하는 데 시간이 들어요.
그래서 고객 문의는 유형별로 입구를 나눠두는 편이 좋습니다.
문서박사에서 문의 유형을 만들 수 있어요
문서박사 업무문의 설정에서는 문의 유형을 만들고, 고객이 입력할 항목을 구성할 수 있습니다.
기본으로 이름, 이메일, 연락처가 들어가고, 유형별로 필요한 필드를 추가할 수 있어요.
필드 유형은 텍스트, 긴 글, 선택, 라디오, 체크박스, 날짜, 주소, 전화번호, 이메일, 숫자, 파일 첨부를 지원합니다.
예를 들어 A/S 문의라면 제품명, 구매일, 증상, 사진 첨부를 받을 수 있고, 견적 문의라면 필요한 수량과 희망 납기일을 받을 수 있습니다.
문의 유형별 로고도 설정할 수 있어 공개 문의 링크 상단에 회사나 서비스 분위기를 맞출 수 있습니다.
유형별 문의 링크를 발급합니다
문의 유형을 만든 뒤에는 링크를 발급할 수 있습니다.
문서박사 문의 링크는 유형당 최대 10개까지 만들 수 있습니다.
링크는 개인용으로 만들 수도 있고, 특정 거래처와 연결해서 만들 수도 있어요.
| 링크 방식 | 쓰기 좋은 상황 |
|---|---|
| 개인 링크 | 홈페이지, 명함, 카탈로그, 카카오톡 채널에 공통 문의 링크로 사용 |
| 거래처 연결 링크 | 특정 고객사, 대리점, 협력사 전용 문의 접수 링크로 사용 |
거래처 연결 링크로 들어온 문의는 접수될 때 해당 거래처 정보와 함께 저장됩니다.
나중에 영업관리에서 “이 거래처가 어떤 문의를 남겼는지”를 확인하기 쉬워집니다.
새 문의는 카카오톡 알림으로 받을 수 있습니다
문서박사에서는 카카오톡 알림을 연동할 수 있습니다.
업무문의 설정 화면에서도 카카오톡 알림 연동 상태를 보여주고, 미연동 상태라면 설정 화면으로 이동할 수 있습니다.
카카오톡 연동이 완료되어 있으면 새 업무문의가 접수될 때 알림이 전송됩니다.
알림에는 문의 유형, 문의자, 문의 내용 일부가 포함됩니다.
외근 중이거나 메일을 자주 보지 못하는 상황에서도 새 문의를 빠르게 알아차릴 수 있습니다.
단, 카카오톡 알림은 연동이 꺼져 있거나 인증이 완료되지 않았거나 채팅방 정보가 없으면 발송되지 않습니다.
문의 접수는 CRM 영업활동에도 남습니다
고객 문의는 답변하고 끝나는 일이 아니라 영업 기회가 될 수 있습니다.
문서박사에서는 공개 문의가 접수될 때 영업관리에도 업무문의 활동이 자동으로 남습니다.
거래처 연결 링크로 들어온 문의라면 해당 거래처 기준으로 기록되고, 일반 링크라면 문의자 이름을 기준으로 기록됩니다.
이후 담당자가 답변을 남기면 답변 기록도 영업활동으로 남길 수 있습니다.
문의와 CRM 연결 흐름은 고객 문의 CRM 관리: 답변 후 영업기록으로 남기는 방법에서 더 자세히 정리했습니다.
답변은 간편 답장과 직접 답변을 함께 씁니다
업무문의 상세 화면에서는 고객에게 직접 답변을 작성할 수 있습니다.
자주 쓰는 상황을 위해 간편 답장도 제공됩니다.
현재 제공되는 간편 답장은 전화 답변 예정, 접수 확인, 처리 완료 같은 기본 문구입니다.
문의자 이메일이 있으면 이메일로 답변을 전송할 수 있고, 답변 내역에는 이메일 발송 여부가 표시됩니다.
내부에서만 볼 메모도 따로 작성할 수 있어 고객에게 보낼 말과 회사 내부 참고사항을 분리할 수 있습니다.
홈페이지가 없어도 링크를 쓸 수 있습니다
문의 링크는 꼭 홈페이지에만 붙일 필요가 없습니다.
다음처럼 활용할 수 있어요.
- 카카오톡 채널 자동응답 메시지에 문의 링크 넣기
- 명함이나 카탈로그에 QR 코드로 넣기
- 제안서 PDF 하단에 견적 문의 링크 넣기
- 거래처별 전용 문의 링크를 문자로 보내기
- 채용 공고에 지원 문의 링크 넣기
작은 회사가 문의 폼을 따로 외주 개발하지 않아도, 먼저 무료 문의 링크로 접수 흐름을 만들 수 있습니다.
이런 회사에 잘 맞습니다
문서박사 업무문의 링크는 이런 회사에 특히 잘 맞습니다.
- 홈페이지 문의 폼이 없거나 오래된 회사
- 카카오톡 채널로 문의를 많이 받는 회사
- 견적, A/S, 채용, 제휴 문의를 나눠 받아야 하는 회사
- 문의 접수 후 CRM 기록과 후속 연락까지 남기고 싶은 회사
- 거래처별 문의 이력을 따로 확인해야 하는 회사
문의가 들어왔는지 늦게 알아차리는 문제부터 줄이고 싶다면, 먼저 문의 유형 하나와 링크 하나를 만들어보세요.
문서박사에서 무료로 업무문의 링크를 만들고 카카오톡 알림까지 연동할 수 있습니다.