무료 SaaS 자료 보관 정책: 휴면 계정과 영구 파기 기준 확인하기
무료 SaaS를 고를 때는 기능과 가격만 보면 부족합니다. 견적서, 계약서, 거래처, 첨부파일이 쌓이는 업무 서비스라면 "오래 안 쓰면 내 자료가 어떻게 되는가"도 반드시 확인해야 합니다.
문서박사는 무료로 시작할 수 있는 업무 프로그램이지만, 회사 문서와 개인정보를 다루는 서비스이기 때문에 장기 미이용 계정과 자료 보관 기준을 명확히 두고 있습니다.
무료 서비스일수록 보관 정책을 봐야 합니다
무료라고 해서 서버, 저장공간, 백업, 보안 로그가 공짜로 유지되는 것은 아닙니다. 사용하지 않는 계정까지 무기한 보관하면 보안 위험도 커집니다.
그래서 업무용 SaaS를 쓸 때는 아래 질문을 먼저 확인하는 편이 좋습니다.
- 몇 개월 동안 접속하지 않으면 휴면 계정이 되는가
- 휴면 계정은 다시 로그인하면 복구되는가
- 영구 파기 전에 안내를 받을 수 있는가
- 안내 메일은 어디로 발송되는가
- 계약서나 감사 기록처럼 법령상 보존이 필요한 자료는 어떻게 분리되는가
- 사용자가 직접 자료를 내려받을 수 있는가
이 기준이 없으면 자료가 사라지는 시점도, 정리해야 할 시점도 알기 어렵습니다.
문서박사의 장기 미이용 기준
문서박사 개인정보 처리방침 기준으로, 사업자 대표 계정의 최종 로그인일로부터 180일 동안 서비스 이용 기록이 없으면 휴면 상태로 전환됩니다.
휴면 상태의 계정은 정상 비밀번호로 로그인하면 즉시 자동 활성화됩니다. 별도의 복잡한 본인확인 절차를 거치지 않고, 사용자가 다시 서비스를 쓰기 시작했다는 신호로 보는 구조입니다.
휴면 전환 후 365일 동안 추가 이용 기록이 없으면, 최종 로그인일 기준 약 1년 6개월이 지난 계정으로 보고 영구 파기 대상이 됩니다.
영구 파기 전에는 사전 안내가 중요합니다
문서박사는 영구 파기 예정일 전에 30일 전, 14일 전, 7일 전 총 3회 사전 안내 메일을 발송하는 기준을 둡니다.
여기서 중요한 점은 안내 메일이 가입 아이디가 아니라 마이페이지에 등록한 개인 연락 이메일, 즉 복구 이메일로 발송된다는 점입니다. 회사 도메인 메일을 못 쓰게 되었거나 담당자가 퇴사한 상태라면 안내를 놓칠 수 있으므로, 대표 계정에는 실제로 확인 가능한 개인 연락 이메일을 유지하는 편이 좋습니다.
어떤 자료가 파기 대상이 될까요
영구 파기 대상에는 계정 정보만 들어가는 것이 아닙니다. 업무 서비스에서 생성한 실제 자료가 함께 포함될 수 있습니다.
- 사업자와 직원 계정 정보
- 거래처 정보
- 문서, 계약서, 첨부파일
- 전자서명 이미지와 인감 이미지
- DOC 잔액과 서비스 이용 로그
반대로 전자서명, 결재, 감사 기록처럼 법령상 보존 의무가 있는 자료는 필요한 기간 동안 최소 식별자만 유지해 별도 보관 후 파기하는 기준을 둡니다. 업무 기록은 사용자가 삭제했다고 해서 모든 증빙이 즉시 사라지는 방식으로 운영하면 분쟁 대응이 어려워질 수 있기 때문입니다.
사용자가 미리 해둘 일
무료로 쓰는 서비스라도 회사 문서라면 주기적인 점검이 필요합니다.
- 대표 계정으로 정기 로그인하기
- 복구 이메일을 실제 확인 가능한 주소로 등록하기
- 장기간 사용하지 않을 예정이면 중요한 파일을 내려받기
- 담당자가 바뀌면 계정 인수인계 기능을 확인하기
- 직원 계정 권한과 퇴사자 계정을 정리하기
문서박사에는 계정 인수인계와 데이터 내보내기 흐름도 준비되어 있습니다. 담당자가 바뀌는 회사라면 계정 인수인계도 같이 확인해두는 것이 좋습니다.
무료 SaaS를 오래 쓰려면 기준이 보여야 합니다
"무료로 쓸 수 있다"는 말보다 중요한 것은 "어떤 기준으로 계속 쓸 수 있는가"입니다.
자료가 계속 쌓이는 업무 프로그램은 보관 정책, 휴면 기준, 파기 전 안내, 다운로드 가능 여부가 함께 설명되어야 합니다. 문서박사를 사용하고 있다면 무료 기능만 확인하지 말고, 복구 이메일과 계정 상태도 한 번 점검해보세요.