거래처별 견적서·계약서·공문 이력을 한눈에 확인하는 방법

거래처 이력 관리는 연락처를 저장하는 것보다 더 중요한 업무예요. 어떤 거래처에 견적서를 보냈는지, 계약서가 만들어졌는지, 공문이나 영업 메모가 남아 있는지를 한곳에서 확인할 수 있어야 후속 대응이 빨라집니다.

문서박사는 거래처 상세 화면에서 기본정보, 담당자, 활동내역을 함께 볼 수 있도록 구성되어 있어요. 활동내역에서는 거래처와 연결된 견적서, 확장 견적서, 계약서, 공문, 영업활동을 날짜순으로 확인할 수 있습니다.

거래처 이력이 흩어지면 후속 대응이 느려져요

실무에서는 거래처 하나를 두고 여러 문서가 오갑니다. 처음에는 견적서를 보내고, 이후 계약서를 만들고, 중간에 공문이나 메모가 남을 수 있어요. 담당자가 전화나 미팅 내용을 따로 적어두는 경우도 많습니다.

이 기록이 메뉴마다 흩어져 있으면 매번 다시 찾아야 해요.

거래처별로 이력이 모이면 “이 회사와 어디까지 진행했는지”를 바로 파악할 수 있어요. 담당자가 바뀌었을 때 인수인계도 쉬워지고, 대표나 팀원이 외근 중 확인해야 할 때도 시간을 줄일 수 있습니다.

문서박사 거래처 목록 예시

문서박사 거래처 화면에서 거래처를 선택하면 상세 패널이 열리고, 기본정보, 담당자, 활동내역 탭을 볼 수 있어요. 활동내역 탭은 거래처와 연결된 기록을 최근 날짜순으로 보여줍니다.

현재 거래처 활동내역에는 아래 기록이 함께 모입니다.

견적서와 계약서처럼 금액이 있는 문서는 문서번호와 금액을 같이 확인할 수 있어요. 공문이나 영업활동은 문서번호 또는 연결된 기록을 기준으로 표시됩니다. 화면에서는 최대 100건까지 최근 순서로 정리됩니다.

거래처 이력은 clientId로 연결된 문서를 우선 확인하고, 기존 데이터처럼 거래처 이름으로만 남아 있는 문서도 함께 찾도록 구성되어 있어요.

예를 들어 견적서에는 고객명, 계약서에는 계약 상대방 회사명, 공문에는 수신처가 남아 있을 수 있습니다. 문서박사는 거래처 ID로 연결된 기록뿐 아니라 거래처명 기준으로도 관련 문서를 모아 보여주기 때문에, 예전 문서까지 함께 확인하기 좋습니다.

이 구조는 엑셀이나 오래된 문서에서 넘어온 데이터가 있는 회사에 특히 유용해요. 처음부터 모든 문서가 완벽하게 연결되어 있지 않아도, 거래처명 기준으로 흐름을 찾아볼 수 있기 때문입니다.

거래처 업무는 회사명만으로 끝나지 않습니다. 실제 견적서를 받는 사람, 계약을 검토하는 사람, 세금계산서나 발주서를 처리하는 사람이 다를 수 있어요.

문서박사 거래처 상세에서는 담당자 탭과 활동내역 탭을 나눠 볼 수 있습니다. 담당자 정보를 확인한 뒤 이전 견적서나 계약서 이력을 보면, 누구에게 다시 연락해야 하는지도 판단하기 쉬워져요.

문서박사 영업활동 화면 예시

거래처별 활동내역은 영업과 문서 업무가 함께 움직이는 회사에 잘 맞아요. 특히 아래 상황이라면 효과가 큽니다.

거래처 이력 관리는 단순한 기록 보관이 아니라 다음 행동을 정하는 기준이에요. 최근 견적 금액, 계약 진행 여부, 마지막 미팅 메모를 같이 보면 고객에게 더 자연스럽게 대응할 수 있습니다.

문서박사는 무료로 시작할 수 있어요. 거래처별 견적서, 계약서, 공문 이력이 흩어져 있다면 문서박사에서 거래처 활동내역을 기준으로 고객 흐름을 정리해보세요.