같은 업종 거래처 다섯 곳에 비슷한 조건으로 견적을 보내야 할 때, 각 거래처마다 파일을 열어 사명만 바꾸고 메일로 따로 보내고 나면 누가 열었는지 어디선가 메모해야 합니다.
비교 견적은 거래처 수가 늘수록 추적 부담이 커져요.
흩어진 발송에서 생기는 문제
건설 자재를 납품하거나 IT 서비스를 제공하는 회사라면, 같은 조건의 견적을 업종이 비슷한 여러 거래처에 동시에 보내야 할 때가 있어요.
문제는 발송 후에 생깁니다.
"한빛테크는 열어봤나?", "서울식품은 아직 반응이 없는 건가?", "초록건설은 금액 조율을 요청했나?" 를 메일함 여러 탭과 메모 앱을 오가며 확인하다 보면 팔로업이 늦어지기 쉬워요.
수락 현황이 한 화면에 없으면, 빠르게 움직여야 할 거래처를 놓치게 됩니다.
거래처를 업종 태그로 분류해두면 빠르게 추출할 수 있어요
문서박사 거래처 화면에서는 태그로 거래처를 분류할 수 있어요.
"건설", "IT", "식품유통" 같은 업종 태그를 미리 붙여두면 비교 견적 대상 거래처를 빠르게 추출할 수 있어요.
태그를 선택하면 해당 업종 거래처만 걸러져서 보이기 때문에, 발송 대상을 찾으려고 목록을 처음부터 내려볼 필요가 없어요.
거래처에 태그를 붙여두는 데 특별한 작업은 필요 없어요.
거래처 등록·수정 화면에서 태그 항목에 원하는 분류어를 입력하면 됩니다.
견적서 발송 후 열람 여부를 거래처별로 확인할 수 있어요
견적서를 발송하면 거래처가 문서를 열어봤는지 여부가 자동으로 기록돼요.
"발송됨", "열람됨" 같은 상태가 견적서 목록에 함께 표시되기 때문에 어느 거래처에서 아직 열지 않았는지 바로 알 수 있어요.
각 거래처에 개별 메일을 보내고 열람 여부를 따로 추적할 필요 없이, 문서 목록 한 화면에서 전체 현황을 볼 수 있어요.
열람했지만 아직 반응이 없는 거래처, 아직 열지 않은 거래처를 구분해서 팔로업 우선순위를 정할 수 있습니다.
수락 현황은 영업관리에서 팔로업으로 이어져요
거래처마다 견적 상태가 다르면 다음 행동도 달라야 해요.
열람 후 무반응인 거래처에는 타이밍을 맞춰 연락을 넣어야 하고, 반려 후 재견적이 필요한 거래처는 조건을 조율해서 다시 보내야 합니다.
문서박사 영업관리 화면에서는 거래처별 활동 기록을 남길 수 있어요.
"10일 후 재문의 예정", "금액 협의 필요", "수락 완료: 계약서 단계로 이동" 같은 메모를 거래처별로 남겨두면 담당자가 바뀌어도 맥락을 이어서 볼 수 있어요.
계약서 작성, 견적서 발송 같은 활동은 문서를 쓰는 과정 자체가 기록으로 쌓이기 때문에 따로 정리할 항목은 전화·방문 메모 정도만 남아요.
비교 견적 동시 발송 흐름 요약
견적 발송부터 수락까지 흐름은 이렇게 됩니다.
거래처 탭에서 업종 태그로 대상 거래처를 추출하고, 각 거래처에 견적서를 발송해요.
문서 목록에서 거래처별 열람 여부를 확인한 뒤, 영업관리에서 팔로업 메모를 남깁니다.
수락한 거래처는 같은 흐름에서 계약서 단계로 넘어가면 돼요.
거래처 수가 많을수록 이 과정을 메일함과 메모 앱에서 따로 관리하면 빠진 거래처가 생기기 쉬워요.
같은 조건 견적서를 빠르게 여러 장 만들 때
같은 품목·금액 조건이라면 견적서 복사 기능을 써서 거래처명만 바꿔 빠르게 여러 장을 만들 수 있어요.
거래처를 미리 등록해두면 상호명, 담당자, 연락처를 다시 입력할 필요 없이 선택해서 불러올 수 있습니다.
발송된 견적서마다 거래처 기록이 남기 때문에, 나중에 어느 업종 거래처에서 수락률이 높은지 견적 전환율로 참고할 수도 있어요.
무료로 먼저 확인해보세요
비교 견적 발송과 수락 현황 추적이 필요하다면, 거래처 등록과 견적서 발송 흐름을 먼저 무료로 확인해볼 수 있어요.
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