2단계 인증 설정 방법: 회사 문서 계정 로그인 보안 강화하기
2단계 인증 설정은 회사 문서 계정에 비밀번호 말고 한 번 더 확인 절차를 두는 로그인 보안 방법입니다.
문서박사에서는 설정의 보안 탭에서 TOTP 방식 2단계 인증을 켤 수 있습니다. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy처럼 시간마다 6자리 코드를 만드는 인증 앱을 사용하고, 다음 로그인부터 비밀번호 입력 뒤 인증 코드를 한 번 더 확인합니다.
회사 문서 계정은 비밀번호만으로 부족할 수 있습니다
회사 계정에는 개인 SNS보다 민감한 자료가 더 많이 들어갑니다.
- 견적서와 거래명세서
- 전자계약서와 서명 이력
- 거래처 담당자 연락처
- 서류보관 파일과 공유 링크
- 직원 권한과 계정 인수인계 기록
비밀번호가 유출되면 누가 로그인했는지 뒤늦게 확인해야 합니다. 2단계 인증을 켜두면 비밀번호가 맞더라도 인증 앱의 6자리 코드가 없으면 로그인이 완료되지 않습니다.
문서박사의 2단계 인증 흐름
문서박사 2단계 인증은 설정 > 보안 > 2단계 인증에서 시작합니다.
2FA 설정 시작을 누릅니다.- 화면에 QR코드와 시크릿 키가 표시됩니다.
- 인증 앱에서 QR코드를 스캔합니다.
- 앱에 표시되는 6자리 코드를 입력합니다.
- 코드가 맞으면 2단계 인증이 활성화됩니다.
QR코드를 스캔할 수 없는 상황을 대비해 수동 입력용 시크릿 키도 제공됩니다. 다만 시크릿 키는 사실상 인증 앱을 복구할 수 있는 열쇠이므로 공개 메신저나 공용 문서에 남기지 않는 편이 좋습니다.
로그인할 때는 어떻게 바뀔까요
2단계 인증이 켜진 계정은 로그인 절차가 두 단계가 됩니다.
먼저 아이디와 비밀번호를 입력합니다. 계정에 2단계 인증이 활성화되어 있으면 로그인 화면이 인증 코드 입력 단계로 바뀌고, 인증 앱의 6자리 코드를 입력해야 로그인이 완료됩니다.
이 구조는 비밀번호를 한 번 더 복잡하게 만드는 것과 다릅니다. 비밀번호는 사람이 기억하거나 저장할 수 있지만, TOTP 코드는 짧은 시간마다 바뀌기 때문에 유출된 비밀번호만으로는 접근하기 어렵습니다.
어떤 계정부터 켜야 할까요
모든 직원에게 한 번에 적용하기 어렵다면 위험도가 높은 계정부터 시작하세요.
- 대표 또는 관리자 계정
- 직원 권한을 관리하는 계정
- 계약서와 서류보관 파일을 자주 다루는 계정
- 거래처 전체 목록을 볼 수 있는 계정
- 외근 중 외부 네트워크에서 자주 로그인하는 계정
특히 대표 계정은 가장 먼저 켜는 편이 좋습니다. 직원 권한, 계정 인수인계, 사업자 설정처럼 회사 전체에 영향을 주는 메뉴에 접근할 수 있기 때문입니다.
IP 접근 제어와 같이 쓰면 더 좋습니다
2단계 인증은 "누가 인증 앱을 가지고 있는가"를 확인하고, IP 접근 제어는 "어디에서 접속하는가"를 제한합니다.
사무실 고정 IP나 회사 VPN을 사용하는 조직이라면 2단계 인증과 IP 접근 제어를 같이 검토할 수 있습니다. 다만 IP 접근 제어를 잘못 설정하면 본인도 로그인하지 못할 수 있으므로, 먼저 현재 접속 IP와 백업 접속 방법을 확인한 뒤 적용하는 것이 안전합니다.
관련해서는 IP 접근 제어 설정 방법 글에서 따로 정리했습니다.
휴대폰을 바꿀 때 주의할 점
2단계 인증은 휴대폰에 설치된 인증 앱에 의존합니다. 휴대폰을 바꾸거나 초기화할 예정이라면 먼저 문서박사에 로그인한 상태에서 2단계 인증을 비활성화하고, 새 휴대폰에서 다시 설정하는 것이 좋습니다.
이미 휴대폰을 잃어버린 뒤라면 일반적인 비밀번호 재설정만으로는 2단계 인증을 우회할 수 없습니다. 그래서 대표 계정은 개인 연락 이메일, 계정 인수인계 정책, 직원 권한 구조까지 함께 점검해두는 편이 안전합니다.
직원에게 안내할 때의 표현
직원에게 2단계 인증을 요청할 때 "보안 때문에 불편해도 해야 한다"라고만 말하면 잘 정착되지 않습니다.
다음처럼 업무 자료와 연결해 설명하는 편이 좋습니다.
- 우리 회사 견적서와 계약서를 지키기 위한 절차입니다.
- 비밀번호가 저장된 PC를 잃어버려도 바로 계정이 열리지 않게 합니다.
- 권한이 큰 계정부터 먼저 적용하고, 필요한 직원에게 순차 적용합니다.
보안은 한 번에 완성되는 설정이 아니라 회사 상황에 맞게 조정하는 운영 방식입니다. 문서박사를 사용하고 있다면 먼저 대표 계정과 관리자 계정부터 2단계 인증을 켜보세요.