직원 권한관리 무료로 시작하기: 문서·계약·거래처 메뉴별 접근 나누기
직원 권한관리는 직원에게 회사 계정을 따로 주고, 문서·계약·거래처·파일 같은 업무 메뉴를 필요한 만큼만 열어주는 관리 방식이에요.
직원이 한두 명일 때는 대표 계정을 같이 써도 괜찮아 보일 수 있습니다.
하지만 견적서, 계약서, 거래처, 파일, 영업기록이 쌓이기 시작하면 “누구에게 어디까지 보여줄지”를 정해야 해요.
문서박사는 직원 초대와 메뉴별 권한관리를 무료로 시작할 수 있게 해줍니다.
대표 계정을 같이 쓰면 생기는 문제
대표 계정을 직원과 같이 쓰면 처음에는 편해요.
비밀번호 하나만 알려주면 바로 업무를 볼 수 있으니까요.
하지만 시간이 지나면 문제가 생깁니다.
누가 문서를 수정했는지 알기 어렵고, 직원이 퇴사해도 비밀번호가 남아 있을 수 있어요.
계약서, 서류보관, 거래처, 메일함처럼 민감한 메뉴까지 모두 열리는 것도 부담입니다.
직원은 직원 계정으로 초대하고, 필요한 메뉴만 켜주는 편이 운영하기 좋습니다.
문서박사에서 나눌 수 있는 메뉴 권한
문서박사는 직원별로 접근 가능한 메뉴를 나눌 수 있어요.
현재 직원 권한은 이런 업무 범위로 구성돼 있습니다.
- 문서: 견적서, 청구서, 공문 작성·조회·발송
- 계약서: 계약서 작성, 서명 요청, 전자계약
- 증명서: 재직증명서, 경력증명서 같은 증명서 발급
- 거래처: 거래처 등록, 수정, 담당자 관리
- 구성원관리: 직원 초대와 권한 관리
- 서류보관: 파일 업로드, 다운로드, 공유 링크
- 영업관리: 영업활동 기록과 팔로업 관리
- 내부결재: 결재 상신, 승인, 반려
- 업무문의: 문의 접수, 답변, 유형 관리
- 연구노트: 연구노트 작성, 점검 요청, 파일 관리
- 커뮤니티, 메일함, 업무플래너
사업자에게 활성화된 메뉴 범위 안에서만 직원 권한을 줄 수 있어요.
직원에게 없는 메뉴는 접속해도 대시보드로 돌아가도록 막히는 구조입니다.
직원 초대는 대표만 진행
직원 초대와 권한 변경은 대표 계정에서 진행해요.
직원 이메일을 입력하면 초대 링크가 발송되고, 초대는 7일 동안 유효합니다.
문서박사는 기본적으로 직원 20명까지 초대할 수 있게 제한을 두고 있어요.
이 제한은 작은 회사가 무료로 운영 흐름을 잡기에 충분한 수준으로 설계된 기준입니다.
권한 변경은 바로 반영되도록 관리
직원 권한은 한 번 정하면 끝나는 값이 아니에요.
담당 업무가 바뀌면 계약서 권한을 열거나, 서류보관 권한을 닫거나, 영업관리 권한을 추가해야 할 수 있습니다.
문서박사는 직원이 로그인한 뒤에도 서버에서 최신 권한을 다시 확인해요.
그래서 대표가 권한을 바꾼 뒤 오래된 로그인 정보 때문에 예전 권한이 계속 남는 문제를 줄일 수 있습니다.
권한 변경, 상태 변경, 직원 삭제 같은 중요한 작업은 감사 로그와 운영 로그로 남도록 처리돼요.
역할별 권한 예시
처음부터 너무 복잡하게 나누면 운영하기 어렵습니다.
처음에는 역할 기준으로 단순하게 나누면 돼요.
영업 담당자는 거래처, 문서, 영업관리를 열어두면 좋아요.
계약 담당자는 계약서와 거래처 권한이 필요할 수 있습니다.
총무 담당자는 서류보관, 증명서, 내부결재를 주로 씁니다.
대표나 관리자는 구성원관리 권한까지 가져야 직원 초대와 권한 조정을 할 수 있어요.
권한은 처음부터 완벽하게 맞추기보다, 실제 업무를 보면서 조금씩 조정하는 편이 현실적입니다.
퇴사자와 담당 변경에도 필요해요
직원 권한관리는 초대할 때만 필요한 기능이 아닙니다.
직원이 퇴사하거나 담당 업무가 바뀌면 계정을 제거하거나 권한을 조정해야 해요.
직원 계정을 삭제해도 이미 회사 계정 안에 쌓인 문서와 거래처 활동 기록은 업무 데이터로 남습니다.
그래서 개인 계정이나 개인 메신저에 업무가 흩어진 회사보다 인수인계가 안정적이에요.
직원별 영업활동은 직원별 영업활동 관리 글에서 더 자세히 볼 수 있습니다.
무료로 시작할 때 먼저 나눌 것
직원 권한을 처음 나눌 때는 모든 메뉴를 세밀하게 쪼개기보다, 위험한 메뉴부터 분리해보세요.
계약서, 서류보관, 메일함, 구성원관리는 회사 정보가 많이 담겨 있어 먼저 기준을 정하는 게 좋습니다.
그다음 문서, 거래처, 영업관리처럼 자주 쓰는 메뉴를 역할에 맞춰 열어두면 됩니다.
문서박사는 견적서, 계약서, 거래처, 서류보관, 직원관리를 무료로 시작할 수 있어요.
대표 계정을 직원과 함께 쓰고 있었다면 문서박사에서 직원 계정과 메뉴별 권한부터 나눠보세요.