하도급 거래에서는 계약서를 만드는 것보다 "어디에, 언제, 어떤 계약서를 제출했는지"를 추적하는 게 더 번거로울 수 있어요.
원청이 여러 곳이거나 같은 원청과 계약이 반복될수록 제출 이력이 엑셀과 메일함에 흩어지기 시작합니다.
하도급 계약서 관리에서 반복되는 문제
건설, IT 용역, 제조 하청처럼 원청에 계약서를 직접 제출해야 하는 구조에서는 이런 상황이 반복돼요.
원청마다 요구하는 서식이 달라서 같은 계약서를 여러 버전으로 관리해야 하고, 제출 날짜나 담당자명이 바뀌면 다음 계약 때 찾기도 어렵습니다.
계약서 파일은 있는데 "이거 원청에 제출 완료된 건지, 아직인지"를 확인하려면 메일을 뒤져야 하는 상황도 생깁니다.
서류가 많아질수록 "출력해서 가져간 버전", "메일로 보낸 PDF 버전", "수정 후 재제출 버전"이 섞여서 어떤 게 최종인지 헷갈리는 경우도 있어요.
서류보관 메뉴로 제출 상태를 라벨로 분류하기
문서박사 서류보관 메뉴에서는 계약서 파일에 라벨과 메모를 함께 남길 수 있어요.
라벨을 "원청제출완료", "검토중", "재제출필요"처럼 상태별로 만들어두면 파일 목록에서 바로 현황이 보입니다.
"제출완료"인데 원청 담당자가 "못 받았다"고 하면, 메모에 남긴 접수 일자와 방법을 바로 보여줄 수 있어요.
메모 칸에 "한빛건설 박 팀장 접수 확인, 2026-05-20" 같은 식으로 남겨두면 담당자가 바뀌어도 이력을 바로 확인할 수 있어요.
원청별 거래처에 계약서 이력 묶기
문서박사 거래처 화면에서는 특정 원청과 주고받은 계약서, 견적서, 활동 기록을 한 화면에서 확인할 수 있어요.
원청 A에 제출한 하도급 계약서 이력, 원청 B와 진행 중인 계약 현황이 거래처 화면에서 각각 보이기 때문에 나중에 원청별 계약 조건을 비교할 때도 편해요.
같은 원청과 1년에 여러 건 계약을 진행한다면, 이전 계약 조건과 이번 조건을 거래처 이력에서 바로 꺼내볼 수 있습니다.
계약서를 문서박사에서 작성하거나 PDF로 업로드하기
하도급 계약서를 문서박사 계약서 메뉴에서 직접 작성할 수 있고, 원청이 보내온 PDF를 업로드해서 전자서명 흐름으로 처리할 수 있어요.
전자서명이 완료된 계약서는 이후 내용 변경이 불가능한 상태로 저장돼요.
원청 제출용으로 계약서를 사용할 때 "파일을 나중에 누군가 건드렸을지 모른다"는 불안을 없앨 수 있습니다.
계약서마다 위조방지 고유코드(문서 무결성을 확인하는 SHA-256 해시 방식이에요)가 부여되어서 나중에 원본 여부를 확인할 수도 있어요.
여러 원청에 동시 진행 중일 때 태그로 상태 관리하기
원청이 여러 곳이고 계약 진행 상태가 제각각이면 관리하기 까다로워요.
거래처 태그로 "계약진행중", "제출완료", "검토대기" 같은 상태를 붙여두면 원청 거래처 목록에서 한눈에 파악됩니다.
입찰 준비 중인 원청과 계약이 완료된 원청을 구분하면 이번 주에 어디를 먼저 챙겨야 하는지 바로 보여요.
영업관리로 제출 일정과 후속 조치 기록하기
계약서를 제출한 뒤 원청에서 검토 의견이 오거나 수정 요청이 들어올 때, 그 내용을 영업관리 메뉴에 활동으로 남겨두면 다음번에 원청 담당자와 이야기할 때 바로 꺼낼 수 있어요.
"한빛건설 2026-05-18 계약서 1차 제출, 검토 요청 받음", "5-25 수정본 재제출" 같은 식으로 남기면 해당 계약 건의 전체 흐름이 한 군데 쌓입니다.
담당자가 바뀌어도 이 이력을 보면 어디서 끊겼는지 바로 알 수 있어요.
흩어진 제출 이력을 한곳으로 모으면
엑셀에 날짜 적고, 메일로 파일 보내고, 출력해서 직접 가져가는 방식을 섞으면 나중에 "어떤 버전이 최종인지"를 확인하기 어려워집니다.
문서박사는 계약서 파일, 제출 메모, 원청 거래처 이력을 한 화면에서 관리할 수 있어요.
원청 제출 계약서가 많아질수록 별도로 정리하지 않아도 전체 현황이 유지됩니다.
문서박사는 계약서 작성, 전자서명, 서류보관, 거래처 이력 관리를 무료로 시작할 수 있어요. 하도급 계약서 하나부터 등록해보세요.